Die Zahlen und Daten aus der Lohnbuchhaltung bilden die Grundlage für die Meldung der Gesamtlohnsumme an die Sozialversicherungen sowie für die Erstellung der Lohnausweise. Grundsätzlich ist sicherzustellen, dass die monatlichen Lohnabrechnungen korrekt ausgestellt und die Löhne fristgerecht bezahlt werden und dass sämtliche Lohn-Positionen richtig verbucht werden. Gewisse Buchhaltungsprogramme bieten eine integrierte Lohnbuchhaltung an, welche die Zahlen aus der Lohnbuchhaltung direkt in die Finanzbuchhaltung überträgt und verbucht. In kleineren Verhältnissen kann allenfalls auch auf eine einfache Excel-Lösung zurückgegriffen werden.

Unabhängig von der verwendeten Software müssen die Grundlagen sorgfältig hinterlegt werden (bspw. Sozialversicherungsabzüge, Zulagen, Privatanteile inkl. allfälligen MWST-Codes etc.). Sind die Angaben unvollständig oder fehlerhaft erfasst, müssen die Lohnabrechnungen im Nachhinein aufwändig korrigiert werden und allenfalls Korrekturmeldungen an Sozialversicherungen, Quellensteueramt etc. gemacht werden. Werden die Bestimmungen von Gesamtarbeitsverträgen, Sozialversicherungen oder Quellensteuerämtern nicht eingehalten, kann dies zu Bussen und/oder Verzugszinsen führen. Wir empfehlen von Anfang an genügend Zeit in den Aufbau der Lohnbuchhaltung zu investieren um nachträgliche Probleme zu vermeiden.