Welche Belege brauche icih für die Buchhaltung?

Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Es gilt die Aufbewahrungspflicht der Belege in der Buchhaltung! Der Buchungsbeleg ist Grundlage für jede Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt in der Schweiz die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Auf Verlangen der Steuerbehörden muss die Steuerpflichtige Person Auskunft erteilen. Auf Verlangen müssen auch Geschäftsbücher, Belege und weitere Bescheinigungen sowie Urkunden über den Geschäftsverkehr vorgelegt werden können. Die Mindestangaben welche ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag. Externe oder Fremdbelege sind: Kreditorenbelege, Eingangsrechnungen und -gutschriften, Quittungen, Bank-/ Postbelege, Wechsel, Schecks, Handelsbriefe, Steuer- und Strafbescheide.

Zudem gibt es Interne oder Eigenbelege sind Dokumente, welche ein Unternehmen selbst erstellt. Möglich sind; Debitorenrechnungen, Ausgangsrechnungen und -gutschriften, Kopien von Quittungen, Wechseln, Schecks, Entnahmebelege in der Materialwirtschaft, Lohn- und Gehaltslisten, Belege über Stornos und Umbuchungen und der Ergebnisverwendungsbeleg.

Für Restaurant- und Verpflegungsbelege (Restaurant/Bar), welche als Geschäftsaufwand verbucht werden, gelten gesonderte Vorschriften. Diese müssen zunächst einmal den Anforderungen einer Rechnung wie vorgängig beschrieben entsprechen. Weiter empfiehlt es sich, den Beleg mit folgenden Information zu ergänzen: • Notiz aller beteiligter Personen • Anlass der Einladung (Geschäftsessen genügt nicht!) •Ort und Zeit •Betrag inkl. quittiertem Trinkgeld!

Wer Mehrwertsteuerpflichtig ist, muss weitere Anforderungen an die Belege beachten.

  • Der Beleg muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren.
  • Der Leistungserbringer muss seine MWST Nummer angeben, unter welcher er im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist.
  • Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung.
  • Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
  • Den angewendeten MWST-Satz
  • Kassaquittungen müssen nicht auf den Namen des Käufers ausgestellt werden, sofern sie den Betrag von CHF 400 nicht übersteigen.

Bei wertvermehrenden Investitionen und verbuchtenLiegenschaftsunterhaltskosten, soweit diese grösser als 5 % des Gebäudeversicherungswerts vor der Grossrenovation sind, müssen die Belege 20 Jahre aufbewahrt werden. Ein belegmässiger Nachweis ist notwendig, sollte eine optierte Liegenschaft veräussert werden.

Bareinnahmen - Kassabuch

Verfügen Sie zusätzlich über Bareinnahmen und – ausgaben, muss ein Kassenbuch geführt werden, in welchem alle Ein- und Ausgaben eingetragen werden. Damit der Saldo errechnet und periodisch überprüft und abgestimmt werden kann. Je nach dem, ob Sie einen bargeldintensiven Betrieb führen, sind die Kassenbücher täglich, wöchentlich oder monatlich abzustimmen.